Einkäufer

  • Einkäufer ist kein Lehrberuf.
    Wie man "richtig" einkauft, lernt man in jeder kaufmännischen Ausbildung .. aber es gibt viele Menschen, die perfekte Einkäufer sind, auch wenn sie keinen kaufmännischen Beruf gelernt haben.


    "Einkäufer" ist deshalb eher eine Arbeitsplatzbeschreibung / Funktion / Aufgabe.



    Die Aufgabe des Einkäufers
    Die benötigten Waren in der benötigten Qualität und Menge zu einem möglichst günstigen Preis einkaufen.


    Was muss ein Einkäufer machen und wissen ?


    Marktbeobachtung
    Er muss wissen, wie sich die Preise für seine benötigten Artikel verändern.Typische Zeiten in denen Preisänderungen stattfinden, müssen bekannt sein.


    Logistische Probleme kennen und lösen
    Er muss ganz genau wissen, wann er eine Ware bestellen muss, damit sie rechtzeitig vorrätig ist.
    Er muss ganz genau wissen wie viel Lagerplatz (ganz aktuell) zur Verfügugng steht.


    Kalkulation und Preisvergleiche
    Er muss sich von verschiedenen Anbietern Angebote einholen und auch selbst seinen "Wunschpreis" angeben. Je mehr Angebote er hat und vergleicht, desto günstiger bekommt er seine Ware.
    Er muss die allgemeine Preisentwicklung kennen und rechtzeitig reagieren um z.B. Preiserhöhungen zu vermeiden.


    Er muss auch "die andere Seite" verstehen können
    Das klingt jetzt vielleicht "blöd".. schließlich ist es ja die Aufgabe des Einkäufers, immer möglichst günstig einzukaufen...


    Ein kluger Einkäufer weiß aber, dass die Anbieter bei vielen Angeboten eine Mischkalkulation haben. Bei der immer benötigten Ware gehen die Anbieter teilweise sogar noch unter die "Schmerzgrenze" = Es ist fast eine Weitergabe zum reinen Einkaufspreis... oder sogar noch tiefer.


    Wenn der Einkäufer also alles und jeden Artikel nur dort kaufen will, wo der Anbieter nichts verdienen kann ... dann sorgt er mit dafür, dass diese Anbieter später nie wieder solche Angebote machen. Entweder sind die Händler durch das viele Verschenken in die Pleite getrieben worden.. oder sie sehen es nicht ein, weshalb sie Waren zum Einkaufspreis abgeben sollen, wenn nicht an anderer Stelle wieder etwas vom Verlust wieder herein kommt.


    Der kluge Einkäufer wird also für Produkte, die er regelmäßig und eventuell in größerer Stückzahl braucht, die günstigsten Angebote suchen und für seltener benötigte Produkte vielleicht auch etwas weniger günstige Angebote des gleichen Händlers akzeptieren.



    Welche Einkäufer-Typen gibt es ?


    Der Auszubildende
    Oft genug wird der Einkauf mit einer reinen Nachbestellung gleichgesetzt .. hier sollten sich die Verantwortlichen einmal klar machen, dass man durch den richtigen Einkauf die Betriebskosten enorm senken kann. Das bedeutet, dass man durch richtigen Einkauf auch den Gesamtgewinn steigern kann .. ohne die Preise erhöhen zu müssen.
    "Im Einkauf liegt der Segen"


    Der Auszubildende ist eigentlich mit dieser Aufgabe lange Zeit überfordert.
    Entweder bekommt er die falschen Vorgaben ... ("Kauf dort ein wo es am Günstigsten ist") ...
    dann kann man auch jedem Grundschüler diese Aufgabe übertragen.. denn was günstiger ist, sieht man ja an den "Katalogpreisen"
    oder
    Er bekommt nicht die nötigen Daten und Hintergrundkenntnisse an die Hand um wirklich einen "guten Job" machen zu können.


    Ein Auszubildender ist eine Fehlbesetzung, weil er eben noch nicht alle Kenntnisse haben KANN.
    Problem:
    Die Firma kauft zu teuer ein und es geht auf beiden Seiten (Anbieter und Firma) viel unnötige Arbeitszeit verloren. Der Auszubildende hat keine Entscheidungsbefugnisse und muss immer wieder zum Ausbilder/Vorgesetzten um eine Entscheidung zu bekommen. Gleichzeitig fehlen ihm längere Zeit die nötigen Waren-/Sachkenntnisse, damit Angebote möglichst günstig ausfallen können.


    Der Discounter-Typ
    Katalogpreise vergleichen, Angebot anschauen, kaufen, fertig = ratzfatz erledigt.. wozu mehr Mühe machen ?
    Na vielleicht, weil man es noch günstiger bei einem der Anbieter mit Angebot bekommen kann ?
    Nur bei Discountern sind "Angebote" unumstößlich und fest .. bei allen anderen Anbietern kann man durchaus noch einmal nachfragen


    Der "ewig Gestrige"- Typ
    Ihn interessiert nicht der aktuelle Marktpreis für seine Produkte. Er will immer den Preis, den er "damals" bezahlt hat.
    Optimal wenn man Artikel benötigt, die im Preis nur steigen .. "voll daneben" wenn die Artikel im Laufe der Zeit auch mal günstiger werden... dann zahlt er drauf.
    Problem:
    Wenn der "ewig Gestrige" plötzlich Ware dringend braucht ... dann wird er auf jeden Fall "draufzahlen":
    Der Anbieter, der damals günstig war, muss heute nicht mehr der Günstigste sein. Er muss seine Preise ja auch am Markt orientieren.. und die können/sind in der Regel bedeutend höher.
    Der "ewig Gestrige" wird sich also nur von "seinem Anbieter" ein Angebot geben lassen udn dann sofort nachordern .. er hat ja auch eigentlich keine andere Wahl mehr.. schließlich fehlt ihm die nötige Zeit (und Lust ?) um seinen Job korrekt zu machen.


    Der "Schlaue" - Typ
    Er holt sich Angebote ein, fragt noch einmal zurück ob eventuiell auch Preis X möglich wäre und entscheidet dann, wo er einkaufen wird.
    Gleichzeitig kennt er auch seine Lagerkapazität und vermeidet so Zeiten in denen die Ware wahrscheinlich teurer wird. Er kauft also zum aktuell günstigsten Preis in der maximalen Lagerkapazität ein und berücksichtigt auch , dass der Anbieter ja nicht vom Verschenken leben kann.


    Hier hätten wir den idealen Einkäufer.
    Er erzielt maximale Kosteneinsparung dort, wo es wirklich "drauf ankommt" und lässt dem Anbieter "kleine Gewinne" dort, wo der Einkäufer keinen hohen oder regelmäßigen Bedarf hat.


    Keine Probleme.
    Beide Seiten können existieren und profitieren. Der Einkäufer ist "Kaufmann genug", dass man nicht alles geschenkt haben kann und der Anbieter hat eine Chance, dass das, was für den einen Einkäufer "wichtig" ist, für den anderen Einkäufer "unwichtig" ist.
    Dort "Marge verschenkt", kommt es dann beim anderen Käufer (zum Teil) wieder rein. Alle profitieren.


    Der "Schlaumeier" - Typ
    1) "Ich frage immer und immer wieder nach neuen Angeboten"
    Klar. Angebot erhalten, nochmal nachfragen udn nochmal nachfragen.. und das bei mehreren Anbietern gelichzeitig und immer wieder. "Der Billigste bekommt den Zuschlag"
    Das ist durchaus "legitim"zu nennen. Da Firmen aber schon von Gesetz verpflichtet sind, Unterlagen aufzubewahren, war es immer schon leicht, solche "Preisdrücker" zu erkennen.
    Wenn es öfters so läuft .. und man immer wieder hört "ich habe nochmal nachgefragt und der Andere ist dann nochmal tiefer gegangen"
    ... dann kann man leicht erkennen, welcher Einkäufer nur "auf dieser Schiene reitet".


    In heutigen Zeiten geht es sogar noch schneller, da man oft genug die letzten Angebote in der Software hat und es nur "einen Klick bedarf" um zu sehen, wie oft man einem bestimmten Einkäufer schon erfolglos ein Angebot gemacht hat.


    "Irgendwann" kann dieser Einkäufer dann ruhig nach einem Angebot fragen ... er wird es VIELLEICHT auch nochmal bekommen. Der Anbieter wird aber wahrscheinlich nicht mehr auf das "Spiel" eingehen, wenn er aus der Erfahrung vermuten kann, dass die ganze Arbeit sowieso nur vergebens ist.
    Die Erfahrung (aus verschiedenen Branchen) zeigt, dass der Einkäufer nur noch ein allgemeines Angebot bekommt .. einfach damit er was hat,d amit er seine "Preis-Spiele" mit anderen machen kann .. die ihn vielleicht noch nicht kennen und so naiv sind, zu hoffen, dass sich die Arbeit wirklich lohnen könnte.


    2) "Ich nenne absichtlich einen viel niedrigeren Preis als ich habe"
    Halli-Hallo ? Der Trick ist so alt wie das Handeln selbst.
    Der Anbieter kennt den Markt in der Regel besser als der Einkäufer. Er erkennt also sowohl "uralt-Preise" als auch "überzogen günstige Preise". Wenn der Anbieter weiß, dass eine Ware beim Hersteller für mindestens X Euro zu haben ist ... dann kann ein "kleiner Einkäufer" nicht den gleichen oder einen besseren Preis als der Anbieter haben.
    "Wach auf Schlaumi ! Durch deinen angeblichen Preis rufst du nur ein hämisches Lachen hervor"


    Die fachlichen Anbieter wissen dann genau, dass du den Markt nicht kennst oder dass du "jeden Schrott" kaufst nur damit dein Preis passt.
    Am Ende bekommst du Angebote, die eigentlich noch besser sein könnten .. tja und dann wenn du dann wirklich deine ware benötigst.. dann kaufst du viel zu teuer ein oder bekom mst nur schlechtes Material
    denn :
    irgendwann sind deine Vorräte erschöpft und du musst auf jeden Fall einkaufen .. und was wählst du dann .. schlechtes Material oder besseres zu einem höheren Preis ?


    " Ich habe meinen Anbieter" - Typ
    OK. Als Einkäufer bist du also überflüssig, weil deinen Job jedes simple Computerprogramm machen kann... genau für solche "Einkäufer" wurden auch "Warenwirtschaftssysteme" entwickelt.
    Man gibt Meldebestand, Meldebestand, Sicherheitsreserve und Lieferzeiten ein... danach sendet die Software immer zum richtigen Zeitpunkt die Bestellungen raus. Deine eigentliche Aufgabe machen Buchhaltung und Lagerverwaltung .. und deine Kündigung ist eigentlich schon geschrieben wenn du keine anderen Aufgaben hast, die bedetend wichtiger sind als deiner Firma unnötige Kosten zu ersparen.



    Der "Naive" - Typ

    Leider gibt es diesen Typ immer noch. Sein typischer Spruch ist: "Sie sollen mir Ihren besten Preis machen"


    Dieser Typ hat es nicht verstanden, dass es keinen "besten Preis" gibt.
    Kein Anbieter wird direkt auf seinen Gewinn verzichten. "Konkurrenz belebt das Geschäft" = man wird immer nur auf Preise von Mitbewerbern eingehen und diese versuchen, zu unterbieten.
    Erfährt man aber keine anderen Preise vom Einkäufer, so ist das erste Angebot auch das "beste Angebot". Welchen Grund sollte es geben, noch einmal mit dem Preis herunter zu gehen wenn man nicht weiß welchen Preis der Einkäufer schon hat .. und welchen Konkurrenzpreis man eventuell unterbieten soll ?


    Natürlich gibt es immer wieder "Anfänger-Anbieter", die dann immer und immer wieder neue, niedrigere Angebote abgeben... obwohl sie schon längst die "Billigheimer der Branche" sind.
    Selber schuld. Anfänger lernen dazu oder machen Konkurs.


    Problem:
    Der Einkäufer wird nie einen "wirklich besten Preis" bekommen. Jeder Anbieter wird versuchen, leicht unter dem ortsüblichen Preis zu bleiben (sofern er ihn kennt) und am Ende hat der "Best-Preis-Einkäufer" auch wieder mehr bezahlt als er eigentlich müsste... weil eben alle Anbieter ähnlich handeln.


    Der "ich lese nicht alles" - Typ
    Auweh ... Ja. Es gibt sie wirklich noch.
    Gerade ein Einkäufer sollte wissen, was in den AGB/Beschreibungen des Anbieterrs steht und/oder bestimmte Punkte noch einmal anfragen.


    Das fängt damit an, dass man einfach typische Lockvogelangebote nicht erkennt.
    Im Kleingedruckten der Beschreibung steht oft, dass man nur einmalig pro Kunde Anspruch auf diesen Preis hat oder dass er nur ganz genau für diese Menge gilt.
    Bestellt der Einkäufer dann die gleiche Ware werneut oder eine andere Menge.. ist sein "Traumpreis" plötzlich "futsch". Da der Einkäufer aber kein "Verbraucher" ist, gibt es für ihn kein Widerrufsrecht. Er muss das abnehmen und bezahlen, was er bestellt hat .. auch wenn es bedeutend teurer ist als er dachte.


    Es geht weiter, dass man nur auf den Stückpreis und nicht auf die mengen achtet
    Natürlich nicht gelesen, dass dieser Preis nur ab einer bestimmten Menge gilt ? Pech gehabt. "wer die Musik bestellt, muss sie auch bezahlen" . Gut gemacht *ironisch gemeint*


    Diese beiden Fallen findet man oft bei reinen Katalogen/Wurfsendungen und Internetangeboten


    Halb lesen reicht doch auch aus ?
    Klardoch *zwinker*
    Der günstige Stückpreis sieht ja gut aus ... und dabei übersehen, dass noch Bearbeitungskosten, Mindermengenzuschläge, Transport- und Versicherungskosten hinzu kommen !!!


    Rechnet man das alles zusammen, kommt man auf einen ganz anderen Stückpreis. Der kann dann durchaus bedeutend höher sein als Angebote, bei denen "die andere Hälfte" nicht noch viele Kosten enthält


    "Ich kaufe nur aus meiner Region" - Typ
    Solidarisch zur eigenen Region zu sein, ist etwas Positives. Der Einkäufer muss jedoch dann auch wissen, zu welchem Anteil die Artikel auch der eigenen Region zugute kommen.
    Oft genug kauft der Einkäufer dort ein, wo der Anbieter seinen Firmensitz hat .. weil er denkt, dass er damit seiner Region etwas Gutes tut.


    Dabei wird oft vergessen, dass die Globalisierung und moderne Logistik möglich machen, dass die Artikel überhaupt nicht aus der Region stammen. Genausowenig ist die lokale Filiale ein Hinweis dafür, dass Steuern und Abgaben auch der eigenen Region zugute kommen. Oft genug handelt es sich um Großkonzerne, die massenhaft "regionale Filialen" einrichten .. deren Gelder aber durch buchhalterische "Tricks" dann ins Ausland abfließen
    Am Ende hat man dann nur die Arbeitsplätze in der Filiale des Anbieters gesichert und die dafür entfallenen Sozialabgaben.
    Alles Andere ist dann "Schmu"


    Wenn man aber weiß, dass der Anbieter in der eigenen Region Waren einkauft, Arbeitsplätze schafft, regionale Transportfirmen einsetzt und auch sonst direkt/indirekt die regionale Wiirtschaft unterstützt .. dann kann man ihn auch dann als "regional" einstufen, wenn der Firmensitz woanders (in Deutschland) ist.


    Wer nur aus der Region einkaufen will, muss sich also über Herstellung und Vertrieb seiner Waren umfassend informieren.
    Das ist etwas, was viele Einkäufer vernachlässigen... und dafür sorgt, dass ausländische Tochterfirmen schlagartig "en Masse" gegeründet werden.. nur um zu zeigen dass man doch "regional" ist.. um verkaufen zu können.



    Der "umweltbewusste" - Typ
    Er kauft Recycling-Produkte ein und alles was "nachhaltig" und "bio" hergestellt ist. Leider haben sich viele Hersteller und Anbieter genau auf diesen Einkäufer-Typ eingestellt .. indem plötzlich viele "grüne" Produkte auf dem Markt auftauchen.


    Ob Discounter oder Fachhandel. Alles wirbt mit umweltbewussten Produkten. Macht es etwas aus, dass die Produkte einige Tausend Kilometer transportiert werden müssen ... sie haben doch schließlich eine "Öko-Siegel" drauf ?
    Na ? Wie passt das wohl zusammen ?


    Wenn ein Produkt weite Transportwege zurücklegen muss, verursacht es zwar bei der herstellung wenig Umweltschäden .. die Vorteile werden jedoch durch den weiten Transport wieder "aufgefressen".
    "Bio aus China" + Containerschiffe, die mit extrem umweltverschmutzendem Schweröl betrieben werden + lange LKW-Transporte = In China wird die Umwelt geschont.. dafür entstehen ab dort mehr Umweltschäden als vorher eingespart wurden.


    Je weniger Transportweg desto höher der Umweltschutz .. und dass viele "Nachhaltigkeitssiegel" nicht einmal die Farbe wert sind die sie für den Druck kostet.. das beweisen immer wieder Umwelt- und Verbraucherorganisatonen.


    Genau wie der Einkäufer der "nur aus der Region" kauft, muss sich auch der "umweltbewusste Einkäufer" ganz genau über Herstellung und Vertriebswege seiner Produkte informieren.
    Wenn er diese Mühe scheut, kann er sich die Arbeit sparen nach "umweltbewussten Produkten" zu fragen.. weil eben nicht "grün" ist, wo "grün" drauf steht.



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    Dieser Artikel war an alle gewerblichen Einkäufer gerichtet.
    Wer sich jetzt in einer der "Typen-Beschreibungen" wieder erkennt, der sollte vielleicht überdenken, ob er noch etwas besser machen kann. Die aufgezeigten Fehler sollten helfen, sie zu vermeiden.


    Auch wenn es für Uneingeweihte anders aussieht ....Einkäufer und Anbieter arbeiten im Endeffekt immer zusammen.
    Der Einkäufer nennt seine Wünsche und der Anbieter versucht, sie zu erfüllen.
    Der Einkäufer muss aber seine Artikel wirklich kennen und seine Wünsche konkret nennen können .. dann erst kann der Anbieter ganz gezielt auch darauf eingehen.


    Gemeinsam verändern beide Seiten die "wirtschaftliche Landschaft" und sorgen dafür, dass sowohl "die Kohle stimmt" als auch dass Regionen und Umweltschutz gefördert werden.