Viele verlassen sich darauf, dass sie ihre Daten mit der Suchfunktion des Rechners schnell wiederfinden können. Das klappt mal gut und mal schlecht. Es kommt nämlich darauf an, wie viel man über die gesuchten Daten noch weiß.
Hat man kaum noch Informationen darüber, bekommt man auch mit der besten und ausgeklügeltesten Suche nur sinnlose Ergebnisse angezeigt.
Hat man die Daten auf externe Speichermedien ausgelagert, dauert es immer relativ lange, bis der Inhalt des Datenträgers neu indexiert wurde, wenn man ihn an einen anderen Rechner anschließt.
Will man eine Sicherheitskopie nur der selbst erstellten Daten haben, funktioniert das mit dem Suchsystem nicht mehr.
Man muss die Daten alle einzeln suchen und finden, um sie kopieren zu können. Das kostet unnötig Zeit.
Alternativ lässt man regelmäßige Backups des kompletten Rechners erstellen.
Das verschwendet sinnlos Speicherplatz. Gleichzeitig ergeben sich noch zwei weitere Probleme:
- Die Backups basieren nur auf der Software mit der sie erstellt wurden.
Kann man die Software nicht mehr installieren, bekommt man auch keinen Zugriff mehr auf die Dateien.
- Die Backups können nur mit dem entsprechenden Betriebssystem gelesen werden.
Wer von einem zum anderen Betriebssystem wechselt, hat danach Probleme, seine Daten weiter verwenden zu können, wenn er sie nicht separat gesichert hat.
Folgendes vermeidet und umgeht die Probleme. Gleichzeitig ist es unabhängig vom Computersystem und die Daten können auch auf jedem anderen Endgerät genutzt werden.
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Datenträger einrichten
Du kannst das Folgende entweder auf einer eigenen Partition, einem anderen Datenträger oder als Ordner auf der normalen Festplatte einrichten.
Die Unterschiede sind wie folgt:
Externer Datenträger
Vorteile:
Die Daten stehen nur zur Verfügung, wenn der Datenträger angeschlossen ist. Sie sind also definitiv sicher vor jeglicher Malware, so lange der Datenträger nicht angeschlossen ist. Selbst ein verseuchter Rechner macht nichts aus.
Nachteile:
Externe Datenträger kann man verlieren oder sie können gestohlen werden, wenn ein physikalischer Zugriff zu ihnen besteht. Gleichzeitig könne sie auch mechanisch beschädigt werden, wenn man sie transportiert.
Neutral:
Man kann sie jederzeit als Vollkopie reproduzieren. Das kann zur Datensicherung und/oder zum Diebstahl der Daten genutzt werden.
Besondere Partition
Vorteile:
Die Daten befinden sich auf einem unabhängigem Teil der Festplatte. Dort können sie nur relativ schwer durch Malware verseucht werden.
Sie sind dort aber nicht mehr so absolut sicher, wie noch vor einigen Jahren. Mittlerweile gibt es auch schon Malware, die Partitionsgrenzen überwinden kann.
Die Daten können relativ schnell als "komplettes Paket" kopiert werden und man kann auch die komplette Partition reproduzieren.
Nachteile:
Die Größe der Partition ist von der gesamten Festplattenkapazität abhängig. Brauchen das Betriebssystem oder die Daten später einmal mehr Platz als die Festplatte hat, braucht man unbedingt eine neue. Der Rechner muss komplett neu aufgesetzt werden.
Neutral:
Die Partition ist ein Teil des Rechners und auf sie kann daher nur mit entsprechender Berechtigung zugegriffen werden. Die Dateien sind nicht transportabel.
Besonderer Ordner
Vorteile:
Die Daten liegen gesammelt in diesem speziellen Bereich vor. Man kann sie manuell durchsuchen und als "Komplettpaket" sichern/kopieren.
Nachteile:
Die Daten sind nicht sicher vor Malware und können jederzeit kompromittiert werden.
Egal für welche Art der Dateiablage ihr euch entscheiden wollt. Ihr könnt die Daten jederzeit auch noch zusätzlich durch ein Backup-Programm sichern lassen und natürlich könnt ihr auch weiterhin die Suchfunktion benutzen.
Gleichzeitig könnt ihr sie aber auch gezielt manuell durchsuchen.
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Natürlich ist es auch wichtig, dass man sowohl mit anderen Rechnersystemen als auch mit anderer oder gar keiner speziellen Software darauf zugreifen kann.
Um das zu gewährleisten, müssen die Dateien entsprechende universelle Formate haben.
Texte
Texte lassen sich ziemlich universell im ASCII-Code lesen.
Im ASCII ist ein internationaler Zeichencode hinterlegt, der für alle Länder und Sprachen gilt. Es gibt nur Probleme wenn man sprachentypische Umlaute und Sonderzeichen verwendet.
Wer zum Beispiel Umlaute wie Ä, Ö, Ü schreiben will, sollte sie besser als ae, oe, ue schreiben .. so wie es ein Engländer machen würde.
Hat man Sonderzeichen benutzt, erscheinen sie bei Systemen, die auf eine andere Sprache eingestellt sind nur als seltsame Symbole.
Eine populäre Art von ASCII ist das Format TXT.
Jede Textverarbeitung und jeder Computer kann dieses Format lesen. Ideal also zur langfristigen Aufbewahrung von nicht formatierten Texten.
RTF ist ein weiteres Textformat, das universell gelesen werden kann
Mit diesem Format kann man auch Textformatierungen darstellen.
PDF ist das neueste universelle Format
Mit ihm lassen sich neben Texten auch Grafiken und Bilder einbetten und universell lesbar abspeichern.
Datenbanken
Bei Datenbanken gibt es kein "universelles Dateiformat".
DB ist eins der ältesten Datenbankformate, das auch moderne Datenbankprogramme noch nutzen können.
In den letzten Jahrzehnten haben sich immer wieder andere Programme weit verbreitet, jedoch kann man nicht damit rechnen, dass das Format einer ganz bestimmten Software auch dauerhaft einsetzbar ist.
SQL wurde seit Beginn auf Internetservern genutzt.
Schaut man zurück, ist es faktisch zu einem Standard geworden. Leider ist seine Zeit am Ende angekommen sodass man es nicht mehr als universelles Format empfehlen kann. Die Wahrscheinlichkeit, dass es jedoch auch in Zukunft noch lange gelesen und genutzt werden kann, ist aber relativ hoch, weil es lange dauern wird, bis sich aus einem seiner Nachfolger wieder einmal ein überwiegend genutztes Format heraus kristallisiert hat.
Tabellenkalkulationen
Das am meisten verbreitete Format ist XLS. Eigentlich war es nur das Format einer speziellen Office-Anwendung. Da dieses jedoch global eingesetzt wird, sind alle anderen Office-Systeme auch in der Lage dieses Format zu lesen.
Bilder und Fotos
Es gibt unzählige Formate für Bilder.
Verlustfreie Formate
Man braucht sie eigentlich nur, wenn man die Bilder später noch bearbeiten will ohne dass die Bearbeitungen zu Qualitätsverlusten führen. Solche Formate sind in der reinen Dateigröße relativ groß.
Populäre Formate
Seitdem jedes Handy eine Kamera eingebaut hat, hat sich JPG als allgemeiner Standard für Bilder etabliert. Jedes Rechensystem ist in der Lage diese Dateien zu lesen.
Pack-Formate (sog. Container und Archive)
Damit möglichst viele Dateien möglichst wenig Platz verbrauchen, kann man sie durch Pack-Programme schrumpfen lassen
ZIP
Das Format, das sich als erstes universell verbreitet hat. Es gibt viel effektivere Archive, jedoch nur wenige, die sich so universell wieder entpacken lassen.
Selbstentpackende Archive sollte man vermeiden, da sie eine EXE-Datei darstellen, die nicht durch alle Rechnersysteme verarbeitet werden können.
RAR
Dieses Format hat den Vorteil, dass man die spätere Dateigröße beim Packen schon einstellen kann. Ist die Größe erreicht, wir die nächste Datei erstellt, bis alles zusammen endlich den kompletten Datensatz ergibt.
Vorteil:
Geht eins der erstellten Archiv-Teile verloren oder wird beschädigt, können alle vorherigen immer noch entpackt werden. Dieser Teil der Daten geht also nicht verloren.
7-ZIP
Dieses Format verbindet die Vorteile der anderen beiden miteinander. Mittlerweile kann es auch von immer mehr Rechnern ohne zusätzliche Software gelesen werden.
Nachteil:
Das "Inhaltsverzeichnis" befindet sich im letzten Teil. Geht dieser Part verloren, lässt sich kein Bit der ursprünglichen Dateien wiederherstellen. Das Risiko eines Vollverlustes ist also erheblich höher als beim RAR.
Archiv-Formate bergen das Risiko, dass man Malware mit "verpackt" hat.
Kann ein entsprechendes Tool die Malware nicht daraus entfernen, sind in der Regel alle gepackten Daten verloren. Man sollte daher Archive nur für zusätzliche Datensicherungen einsetzen, die als Notfall-Kopie möglichst wenig Platz beanspruchen sollen.
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Daten organisiert ablegen und sichern
Ablage und Sicherung je nach Datenformat
Texte, Bilder, Kalkulationen usw. bekommen jeweils einen eigenen Ordner und/oder werden auf einem eigenem Datenträger gesichert.
Vorteil:
Kann der Rechner dieses Format lesen, kann er alles von diesem Datenträger lesen.
Nachteil:
Man braucht zusätzliche Hilfen, um die Dateien direkt finden und aufrufen zu können. Ansonsten wird es das reine Chaos
Ablage und Sicherung je nach Thema
Erstelle einen Ordner zum Thema und sichere darin alles was dazu gehört.
Vorteil:
Wenn du das Thema gefunden hast, hast du alles dazu zusammen. Die Dateibezeichnung muss nicht individuell sein, sondern kann auch aus einer fortlaufenden Nummerierung bestehen.
Nachteil:
Nutzt man einen Indexdienst des Rechners, wird man unzählige Dateien mit dem gleichen Namen finden. Eine Datei zu einem bestimmten Thema wieder zu finden, kann dadurch fast schon unmöglich werden.
Deshalb: Auf jeden Fall jeder Datei einen individuellen Namen geben. Wenn dir nichts Besseres einfällt, nimm das erste Wort vom Thema und beginne danach dann mit der Aufzählung.
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Die Dateien sollen auf jeden Fall erhalten und lesbar bleiben
Du bist also ein "Prepper" und Pessimist und rechnest deshalb mit dem Schlimmsten und möchtest dich darauf vorbereiten.
1) Rufe die wichtigen Daten auf und mache einen Screenshot davon
Bezeichne die Screenshots mit dem Namen der Datei und nummeriere sie durch. Ein Bildschirmfoto wird in der Regel nämlich nicht reichen.
Bei Kalkulationen musst du die Formelwerte durch Mouseover sichtbar machen, damit du sie später auch im Bild sehen kannst.
Screenshots sind schnell herzustellen. Man muss jedoch daran denken, dass man das Wichtige auch am Bildschirm sehen kann.
Jetzt hast du ein Bild von deiner Datei, das du in einem Bildformat abspeichern kannst. Das Bild kannst du später auch als Kopie ausdrucken. Die Qualität des Ausdrucks wird nicht optimal werden, weil du es nicht schaffen wirst, die Screenshots so anzufertigen, dass sie nahtlos ineinander übergreifen.
Aber wenigstens kannst du die Datei später noch manuelle wiederherstellen oder lesen
2) Fertige PDF-Dateien an
PDF werden nicht nur als Texte, sondern auch als Bilder erkannt. PDF kannst du später noch nachbearbeiten und du kannst auch Bilder einfügen, die sich später sogar aus der Datei wieder extrahieren lassen.
Es ist also ein ziemlich universelles Format, mit dem man auch später noch sehr viel machen kann. Kalkulationen und Programme kannst du zwar nicht einbinden, jedoch Fotos davon.
Vorteil: Die ganze Kopie ist ein einziges Stück und nicht viele, die man später wieder manuell zusammen setzen muss.