Zeit sparen durch bessere Terminverwaltung

  • Gerade wenn die produktive Zeit mit Terminen zu tun hat, kann man sehr viel falsch und sehr viel richtig machen.

    Der Tag hat 24 Stunden. Deine Termine kannst du aber nur in einer gewissen Zeit vereinbaren und absolvieren. Wenn du es schaffst, deine Termine direkt in Folge zu haben, hast du schon einmal viel Leerlauf gespart und deine unproduktive Zeit minimiert.


    Überlege, wie viel Zeit du für einen Termin benötigst.

    Nicht jeder Termin ist gleich lang. Du kannst besonders viel schaffen, wenn du die "kurzen Termine" direkt hintereinander legst. "Kurze Termine" sind vom Zeitaufwand auch eher kalkulierbar als längere Termine.


    Lass dir immer genügend Puffer, um einen Termin vernünftig abarbeiten zu können.

    Wenn du die Termine zu knapp kalkulierst, wirst du deinen Terminkalender nicht schaffen. Dir sitzt am Ende immer die Zeit im Nacken. Das wirkt sich auf deine Arbeitsqualität aus.

    Der Puffer sollte jedoch nicht so groß sein, dass dadurch Leerlauf entsteht.


    Habe immer einen Reservetermin in der Hinterhand

    Es kann sein, dass ein Termin abgesagt wird oder er schneller erledigt ist als du vorher gesehen hattest. Jetzt hast du plötzlich Zeit, die vorher nicht eingeplant war.

    Es ist gut, wenn du jetzt einen anderen Termin vorziehen kannst oder ein anderer Termin zeitlich nicht fixiert war.


    Nicht mit zu hohen Ausfallquoten rechnen

    Wenn du damit rechnest, dass eine bestimmte Anzahl an Terminen nicht wahrgenommen werden können, hast du für diese Zeit immer einen Ersatztermin zur Hand. Bei Fluggesellschaften nennt man das dann "Überbuchung".

    Wenn du sehr gut bist, stimmen deine angenommenen Ausfallquoten. Wenn du nicht so gut bist, hast du jetzt ein Problem, weil du mehrere Termine zur gleichen Zeit hast. Jetzt musst DU plötzlich absagen. Das macht sich leider nicht so gut.


    Erkenne und plane "unproduktive Zeiten" mit ein

    Zur Mittagszeit deines Terminpartners hast du eine unproduktive Zeit. Wenn dein Terminpartner noch nicht oder nicht mehr erreichbar ist, oder andere Termine hat, ist für dich auch eine unproduktive Zeit.

    Plane diese "unproduktiven Zeiten" fest für "unproduktive Arbeiten" ein.

    Jetzt machst du also alles, wozu du keinen Terminpartner brauchst. Wenn du dich für bestimmte Termine extra vorbereiten musst, ist jetzt die ideale Zeit für die Terminvorbereitungen.


    Fasse alle "unproduktiven Arbeiten" zu einem zusammenhängenden Zeitraum zusammen

    Du kannst Verwaltungsaufgaben immer direkt nach einem Vorgang machen.

    In dem Fall musst du dich aber immer erst wieder auf die andere Aufgabe umstellen. 40x am Tag von "Termin auf Verwaltung umstellen" kostet effektiv sehr viel Zeit. Wenn du diese 40 Aufgaben aber in einem Stück machst, kannst du "im Thema bleiben", arbeitest konzentrierter und auch noch viel schneller.