Ratgeber im Homeoffice

  • Vorweg gesagt: Homeoffice habe ich vor unzähligen Jahren schon einmal für eine Probearbeit gemacht. Es hat mir absolut nicht gefallen. Manchmal geht es aber nicht anders.


    Da ich sozusagen "Beta-Tester" bin, konnte ich mir das aussuchen, was ich wollte. Homeoffice war bisher immer nur eine Notfalllösung, soll eventuell aber in Zukunft das ganz normale Arbeiten werden.

    Dazu braucht es natürlich erst einmal Erfahrungswerte. Schließlich soll es problemlos vonstatten gehen. Gleichzeitig muss es auch ohne besonders großen Aufwand möglich sein.


    Meine Kriterien:

    Möglichst so wie bisher arbeiten können - nur eben in einer anderen Umgebung.

    Das bedeutet für mich, dass ich möglichst exakt die gleichen Arbeitsmittel wie bisher nutzen kann.


    Bis auf den "Umzug ins Homeoffice", sollte möglichst wenig Aufwand betrieben werden müssen

    Es dauert einige Stunden bis man auf einem PC alles identisch wie auf einem anderen eingerichtet hat. Wer mit sehr vielen Passwörtern und Zugangsdaten arbeiten muss, muss alle diese Daten auf einem anderen PC erneut hinterlegen. Erst wenn man das auf schon auf mehreren Rechnern gemacht hat, kann man sich problemlos überall anmelden.


    In einem Firmennetzwerk kann so etwas natürlich alles über den Server laufen. "Von außerhalb" muss ein PC jedoch in dieser Hinsicht auch autark sein können.


    Die Sicherheit des Firmennetzwerkes darf nicht durch die externen Geräte beeinträchtigt werden können.

    Über VPN hängt man direkt im Netzwerk. Arbeitet man mit einem korrumpierten Rechner, kann man dadurch auch das Firmennetzwerk gefährden.


    Man muss auch in der Lage sein, eventuelle Fehler selbst beheben zu können.

    Entweder gibt es keine Fehler - der Wunschtraum eines jeden Admins - oder man bekommt "eine total vernagelte Kiste", die absolut unflexibel ist und die man nicht auf den eigenen Bedarf anpassen kann.


    Die Kommunikation muss auch ohne spezielle Technik möglich sein.

    Fällt zum Beispiel der Rechner aus, muss man Fehlerberichte auch anders senden können. Ist eine Lösung bekannt/gefunden, muss auch die Lösung gesendet werden können.


    Die Lösung für Sicherheit + Zeitersparnis für das lange Einrichten eines weiteren Rechners war:

    Ein PC wurde zurückgesetzt und mit vollen Adminrechten ausgestattet. Auf dem PC wurden nur die Zugangsdaten eingestellt, die nötig waren, um einen anderen übernehmen zu können.

    Dabei sollte man darauf achten, dass man die gleiche Monitorgröße und Auflösung verwendet. Weichen sie voneinander ab, wird es später umständlich.


    Zur weiteren Kommunikation dient ein Smartphone

    Das Einrichten sollte man aber auf jeden Fall vorher machen, da man manchmal noch Accounts anlegen muss, um alle nötigen Updates zu bekommen.

    Wichtig ist, dass man vorher klärt, in welchem Umfang Messenger installiert werden sollen oder dürfen. Das ist in Sachen Datenschutz nämlich sehr heikel.


    Was ich sonst brauche, stellte ich mir selbst zusammen.

    Das reicht von einfachsten Arbeitsmitteln bis hin zu diversen Kalkulationen und Datenbanken. Ich muss auch dann noch in der Lage sein, weiter zu arbeiten, falls die Verbindung zur Firma einmal abreißen sollte.


    Einige Sachen besorgte ich mir privat, obwohl ich von der Firma "ganz modern ausgestattet wurde"

    Dem Smartphone lagen zwar "Buds" als Headset-Alternative bei. Ladegeräte gibt es jedoch nicht mehr automatisch dazu. Da ich privat mehr als nur ein Akku-Gerät habe, besitze ich natürlich auch entsprechende Mehrfach-Ladestationen.


    Insgesamt mag ich es nicht, voll davon abhängig zu sein, dass ein Akku auch genügend Kapazität für einen normalen Arbeitstag hat. Zwischendurch laden geht nicht. Also muss man einen Ersatz zur Hand haben.

    "Buds" sind (noch) nicht mein Fall. Ich habe mir also ein kabelgebundenes Headset geholt + eins das Akkus für 8 Stunden Dauerbetrieb hat. Da ich sonst auch "am Kabel hänge" ist es für mich kein Problem, wenn ich im Homeoffice auch eine Kabellösung nutze.


    Einige Sachen musste ich mir aber besorgen (oder haben) weil ich sie einfach vergessen hatte

    Aus all diesen Punkten habe ich ein paar "Merke" gebastelt.


    Inbetriebnahme des Homeoffices

    Erster "Aha-Effekt": Ich habe die Netzanschlusskabel liegen lassen.

    Merke: Mach dir eine Checkliste, damit du wirklich alles dabei hast


    Nächster "Aha-Effekt": Das Handy war nicht vollständig eingerichtet.

    Merke: Ein Diensthandy sollte vollständig betriebsbereit sein und natürlich auch eigenständig Updates ziehen können.


    Dritter "Aha-Effekt": Der PC war zwar als absolut eigenständige Arbeitsstation eingerichtet, aber nur im Firmennetzwerk konfiguriert worden.

    Merke: Teste den Rechner an einem unabhängigen Internetanschluss, bevor du damit dauerhaft im Homeoffice verschwindest.


    Vierter "Aha-Effekt": Man merkt oft erst im Homeoffice, was man in der Fima nutzt - ohne dass man es wirklich registriert.

    Merke: Beobachte rund eine Woche lang ganz genau, was du in der Firma täglich nutzt. Lege auch hierzu eine kleine Checkliste an.


    Fünfter "Aha-Effekt": Am Ende des Tages kann ich kaum mehr sitzen.

    Merke: Im Homeoffice sitzt man den ganzen Tag. Vergiss nicht, einen entsprechenden Stuhl mitzunehmen.


    Sechster "Aha-Effekt": Man muss Papier durch digitale Versionen ersetzen können. Am Ende jeder Woche müssen Unterlagen zur Firma.

    Merke: Sorge dafür, dass du auch Scanner/Drucker im Einsatz hast und die auch in deinem PC/Notebook/Tablet einbinden kannst.


    Siebter "Aha-Effekt". Manches klang so schön und praktisch, funktioniert aber nicht.

    Merke: Vertraue nicht darauf, dass das auf irgendeine Art schon klappen wird. Probiere es aus, so lange noch Zeit genug ist.


    Lass dich in jedem Fall einweisen. Fertige dir Notizen an, damit du sie im Notfall zurate ziehen kannst.

    Homeoffice heißt nicht nur "fern der Firma", sondern auch "gern jeglicher direkter Hilfe".


    Was ist eigentlich mit der "Überwachung" seitens der Firma ?

    Jede EDV legt Logs und Protokolle darüber an, was man damit macht. Natürlich muss die Firma darauf zugreifen können, um eventuelle Optimierungen durchzuführen oder Fehler beheben zu können.

    Mir persönlich reichen diese Protokolle bereits um zu sehen, was jemand mit dem Rechner gemacht hat. Eine wirkliche Echtzeitüberwachung ist deshalb eigentlich nicht nötig.


    So lange man seinen Job macht und das Homeoffice nicht für private Zwecke nutzt, sollte man damit also kein Problem haben.

  • Nach der ersten Woche hat sich Folgendes heraus gestellt:


    Der Arbeitsweg hilft dabei, Arbeit und Privatleben zu trennen

    Mit dem Feierabend endet die Arbeitszeit. Der Heimweg hilft dabei, sich mental von der Arbeit abzukoppeln.


    Es ist durchaus von Vorteil, wenn man einfach nicht länger arbeiten kann

    Der angeschlossene Rechner auf der Gegenseite schaltet sich zu einer bestimmten Zeit eigenständig ab und fährt auch erst zu einer gewissen Uhrzeit wieder hoch.

    Man kann also gar nicht in Versuchung kommen, außerhalb der normalen Arbeitszeit arbeiten zu wollen.


    Technisch bedingt, muss der Gegenrechner länger in Betrieb sei (z.B. wegen nötigen Updates) und morgens fährt er auch bedeutend früher hoch. Diesen Zeitpuffer könnte man also trotzdem noch zusätzlich nutzen. Das sollte man aber nur in dringenden Fällen machen und nachdem es mit der Firma abgeklärt ist.


    Grund dafür ist, dass die Firma mitverantwortlich ist, dass die gesetzlichen Pausenzeiten auch eingehalten werden.


    Ohne direkten Zugriff auf die Dateien in der Firma braucht man Ersatzlösungen

    Die Systeme sind datentechnisch getrennt. Ich kann also nicht einfach etwas im Homeoffice scannen und in der Firma ausdrucken lassen.


    Beim ersten Mal musste noch ein Kollege helfen. Er bekam die entsprechende Datei über eine Mailadresse, die ich für die Geräteeinrichtung hatte anlegen müssen.

    Später habe ich mir die Dateien auf die gleiche Art direkt auf den Gegenrechner gesendet und sie von dort aus wieder in Papierform ausgeben lassen.


    Theoretisch könnte ich mir auf die gleiche Art auch wichtige Dateien von der Firma aus zusenden.

    Dieser Weg birgt aber Sicherheitsrisiken. Aus diesem Grund sollte man es eben nicht machen.


    In meinem Fall kann ich die "wichtigen Dateien" direkt am Gegenrechner erstellen. Sie bleiben also im geschlossenen System der Firma. Das Abfangen von Scans aus dem Homeoffice bringt dem Datendieb jedoch keinerlei Erkenntnisse.


    Natürlich kann ich nicht sehen, ob auch wirklich ausgedruckt wird und um die Drucke herauszunehmen und abzulegen braucht es immer noch die Mithilfe von KollegInnen vor Ort.

    Da ich jedoch fast papierlos arbeite, wird das langfristig kein Problem darstellen.


    Materialverbrauch

    Das Material für handschriftliche Notizen habe ich mir schon direkt mitgenommen. Im ganzen Jahr verbrauche ich im Homeoffice zusätzlich noch 52 Blatt Papier- aber auch nur, bis ich auch dafür eine digitale Lösung gefunden habe.

    Finde ich keine, muss ich mir wohl doch eine Packung Papier kaufen, die dann für fast 10 Jahre reichen wird :lach:


     Zusatzkosten Homeoffice kontra Einsparung der Arbeitswege

    Das muss man natürlich erst ganz akribisch ausrechnen. Im normalen Arbeitsalltag verbrauche ich zuhause während meiner Abwesenheit Null Energie für Heizen und Strom für Computer & Co.

    Diese Kosten fallen jetzt während der Arbeitszeit im Homeoffice an.


    Im Gegenzug habe ich dafür aber keine Kosten und Verschleiß für den Weg zur Arbeit und zurück. Der Wagen bleibt vor der Tür stehen und wenn es fußläufig erreichbare Geschäfte und andere Sachen geben würde, könnte ich ihn komplett abschaffen.


    Für alle, die in einer Stadt leben, wird Homeoffice wohl die ideale Möglichkeit sein, die Haushaltskosten zu senken.

    Wenn die Familie tagsüber sowieso zu Hause ist, stehen die relativ hohen Fahrzeugkosten nur dem erhöhten Stromverbrauch durch den Rechner & Co. gegenüber.