Heute gibt es kaum noch Firmen, in denen keine Computer zum Einsatz kommen. Selbst der kleine "Kiosk um die Ecke" nutzt sie schon lange.
Vielleicht kann man die ersten Wochen auch noch ohne Computer überstehen. Spätestens wenn es an die ersten "finanziellen Sachen" geht, muss jedoch "so ein Ding" her.
Computer sind aber längst schon keine "Schreibmaschinen mit Bildschirm" mehr. In der heutigen Firmenwelt kann die elektronische Datenverarbeitung (EDV) für den Erfolg der Firma ausschlaggebend sein.
Moderne EDV vereinfacht nicht nur für Arbeitsabläufe, sondern spart auch Personal- und Materialkosten ein.
Buchhaltung
Einen "Buchhalter" braucht man nicht mehr. Dafür gibt es ganz einfach zu bedienende Programme. Nur die grundsätzliche Einrichtung (Kontenrahmen usw.) sollte besser ein Fachmann vornehmen.
Steuererklärung
Auch das kann längst schon über Software erfolgen. Die Kosten für den Steuerberater, die man jeden Monat dafür bezahlen muss, kann man sich also grundsätzlich sparen. Sie fallen erst dann an, wenn es um besondere Statistiken (G+V, Bilanz usw.) geht.
Dokumente und Archivierung
Die Zeiten, in denen man sehr viel Betriebsfläche auf Dauer für die Archivierung von Rechnungen und anderen Dokumenten verschwenden musste, sind vorbei.
Wichtige Sachen übermittelt man gleich per PDF an den Empfänger.
So spart man sich Papier, Tinte und Portokosten. Gleichzeitig braucht man natürlich auch keine Ordner mehr, die man dann über viele Jahre archivieren muss.
Erhaltene "substantielle" Dokumente scannt man gleich ein und kann sie danach entsorgen.
Auch für sie braucht man nun keine Ordner mehr, die viel Platz einnehmen.
Braucht man später ein Dokument erneut, druckt man das PDF eben wieder aus.
In einer modernen Firma können dadurch bis zu 90% der Materialkosten in der Verwaltung entfallen.
Und natürlich geht es viel schneller, und spart dadurch Arbeitszeit, wenn man in einem Computer eine "Akte" suchen lässt, als wenn man "extra ins Archiv" gehen muss, um einen Ordner zu holen.
Der "Kollege Computer" macht das schon, während das Personal sich weiterhin um das "wirklich Wichtige" kümmert.
Das waren nur einige wenige Beispiele, die wirklich auf jede Firma zutreffen werden, weil eben jede Firma "Buch führen" muss.
Allein in der Verwaltung können Firmen viele Tausend Euro im Jahr sparen. Es lohnt sich also auf lange Sicht, entsprechende Voraussetzungen direkt am Anfang zu schaffen.
Die eigene IT sorgt für Sicherheit und Aktualität
Irgendwo müssen wichtige Daten abgelegt werden. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten.
Eigener Server oder Cloud ?
Eine Cloud scheint auf den ersten Blick die einfachste und billigste Möglichkeit zu sein. Aktuell sind Cloud-Dienste noch kostenlos, jedoch haben viele Konzerne schon den größten Teil ihrer Erträge durch das Anbieten von Cloud-Diensten.
Es wird also nicht mehr lange dauern, bis auch Clouds kostenpflichtig werden.
Eine externe Cloud erfordert immer auch das Vorhandensein einer schnellen Internetverbindung.
- Gibt es dabei Störungen, sind die Daten nicht mehr erreichbar und nutzbar.
Es reicht schon aus, wenn ein Unfall einen der "grauen Kästen" betrifft, der zufälligerweise genau deinen Internetanschluss beherbergt. Bis der dann wieder in Betrieb gehen kann, hast du keinerlei Möglichkeiten mehr, auf deine Firmendaten zuzugreifen.
- Steigen die Erfordernisse an die Datenverbindung, kann sie alles ausbremsen
Gerade in ländlichen Gebieten findet der Netzausbau immer noch nur sehr zögerlich statt. Während ich hier schon privat mit DSL 100.000 ins Netz könnte, wird in einem ländlichen Raum gerade "gefeiert", dass einzelne Industriegebiete bis zum Ende des Jahres endlich DSL 20.000 bekommen werden.
Selbst für mich privat sind DSL 16.000 schon längst die untere Grenze geworden. Eine Firma auf 20 Mbit/s Basis würde ich nicht an eine Cloud anbinden.
Firmen, die also "weit vom Schuss sind", werden irgendwann merken, dass sie bedeutend schnellere Verbindungen benötigen, die sie dann aber nicht bekommen werden. In dem Moment werden sie "abgehängt", weil sie einfach das nötige Tempo nicht mehr bekommen können, um weiterhin mit moderner Technik arbeiten zu können.
Bei einer Cloud besteht immer ein latentes Sicherheitsproblem für die Daten
Einerseits müssen die Daten erst einmal zur Cloud übertragen werden. Grundsätzlich kann man jede Datenübertragung mitschneiden, abfangen und/oder umleiten.
Je weiter sich die Technik entwickelt, desto unsicherer werden auch Sicherheitsmaßnahmen, die Daten vor Fremdzugriff schützen sollen.
Verschlüsselungstechnik von vor 10 Jahren konnte damals nicht in "zumutbarer Zeit" mit damaligen Großrechnern geknackt werden. Die gleiche Technik kann heute eigentlich jeder private PC schon in ganz kurzer Zeit entschlüsseln. Mit dem entsprechenden technischen Background kann man also alles irgendwann knacken. Es kommt nur darauf an, wie viel Zeit, Geld und Mühe es dem Fremdzugreifer wert ist, um an die Daten zu kommen... und nicht wie wertvoll sie die Firma einschätzt, der die Daten eigentlich gehören.
Ein weiteres Problem entsteht dadurch, dass die Daten einem externen Dienstleister anvertraut werden.
Daten sind kein substantielles Gut, für das es einen einzelnen und eindeutigen Besitzer gibt. Sie müssen also nicht gestohlen werden, sondern können auch durch eine Kopie in den Besitz eines anderen kommen.
Die Rechtslage dazu ist in jedem Land anders und kann sich auch immer wieder ändern.
Im schlimmsten Fall kann der Dienstleister die Daten einfach kopieren und weitergeben oder sie einfach löschen. Dazu muss er nur seine Verträge entsprechend anpassen, um sich solche Recht anmaßen zu können.
Grundsätzlich verpflichten alle Cloud-Anbieter ihre Kunden, die Daten regelmäßig zu sichern. Sie haften also nicht für die Dauerhaftigkeit der Daten.
Weil man die Daten also sowieso als Sicherheitskopie noch einmal auf einem eigenem Rechner sichern muss , ist es auf lange Sicht also besser, sich gleich einen eigenen Server einzurichten.
Damit entfallen auch automatisch alle anfallenden Probleme einer externen Cloud. Der eigene Server ist die Basis für eine eigene Cloud oder ein eigenes Intranet.
Ab wann lohnt sich ein eigener Server ?
Bereits ab 2 Arbeitsrechnern kann sich ein erster Server schon lohnen.
Am Anfang dient er nur dazu, als Dateiablage zu dienen. Fällt einer der Rechner dann aus, sind die Daten trotzdem noch verfügbar.
Ab 5 Rechnern kann der Server schon Hauptaufgaben der "Workstations" übernehmen.
Text- und Kalkulationsprogramme können schon direkt auf dem Server laufen. Die Einzelplatzrechner greifen nur noch über diverse Masken darauf zu.
Ab 10 Rechnern lohnt es sich schon, auch "hochwertigere Software" direkt auf dem Server laufen zu lassen.
Ob Warenwirtschaftssystem oder Speziallösungen, alles kann (und sollte) direkt am Server ablaufen.
Ab jetzt sind die einzelnen Rechner nur noch "Eingabestationen".
Sie müssen deshalb auch nicht mehr "modern" sein, sondern können auch weiterhin mit Uralttechnik arbeiten. Alles, was man sonst immer wieder in neue Hardware und Software investieren musste, kann man nun zum Ausbau der eigenen Infrastruktur verwenden. Am Ende kostet das bedeutend weniger als die vielen Einzelplatzlösungen.
Sobald wir soweit sind, haben wir bereits ein eigenes Intranet.
Zur "eigenen Cloud" wird es dadurch, dass man eine Möglichkeit schafft, über die es auch von außen erreichbar wird. Da das heutzutage "völlig normal" ist, sind also Cloud und Intranet faktisch nur verschiedene Namen für die gleichen Möglichkeiten.
Im Intranet ist und bleibt man auf jeden Fall "Herr über seine Daten".
- Man kann jeglichen Datendiebstahl unterbinden und aufklären.
- Man bestimmt gleichzeitig auch selbst, wie schnell die interne Anbindungen sind.
Erst, wenn man Daten extern übertragen muss, muss man sich mit "anderer Sicherheitstechnik" befassen.
Das Intranet beseitigt also viele Abhängigkeiten von externen Anbietern und verhindert gleichzeitig unerwartete Kostenexplosionen. Wenn man nicht will, muss man eben nicht zwangsweise höhere Gebühren für einen externen Cloud-Speicher bezahlen.